الهدف

تلتزم الجامعة بتوفير بيئة تعلم وعمل إيجابية يتم فيها معاملة الجميع بإنصاف وكرامة واحترام. وفي حالة حدوث تظلم، تشرح هذه السياسة كيفية تقديم التظلم والخطوات التي سيتم اتخاذها لإيجاد حل في أسرع وقت ممكن. وكذلك تتضمن هذه السياسة عملية الاعتراض إذا لم يكن الفرد راضيًا عن نتيجة جلسة التظلم ورغب في تقديم طعن ضد القرارات المتخذة.

النطاق

تنطبق هذه السياسة على جميع الطلاب والموظفين وتتعلق بالقضايا أو الحوادث التي وقعت في العمل أو في موقف متعلق بالعمل أو الدراسة أو فيما يتعلق بموقف متعلق بالدراسة. كما لا تنطبق هذه السياسة على أولئك الذين تركوا العمل أو توقفوا عن الدراسة في الجامعة.

السياسة

الأهلية يجب تقديم التظلم في غضون ثلاثة أشهر من الحدث أو سلسلة الأحداث التي تسببت في مشقة لدى مقدم الشكوى ما لم تكن هناك أسباب استثنائية تكون قد منعته من القيام بذلك.

رئيس الامتثال والشؤون القانونية الأول (منسق التظلمات):

سيعمل مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول منسقًا للتظلمات ومسؤولًا عن المساعدة في تنسيق إيجاد حلول سريعة وعادلة للتظلمات المقدمة وفقًا لهذه السياسة. ويتمثل دور منسق التظلمات في مساعدة الأطراف ومجلس التظلمات في إدارة إجراءات التظلم. ولهذه الغاية، سيبقى منسق التظلمات محايدًا طوال الإجراءات وسيعمل مُيسّرًا في المقام الأول.

مجلس التظلمات

لجنة مكوّنة من خمسة أشخاص من موظفي الجامعة يعينهم رئيس الجامعة على أساس سنوي.

إجراءات التظلم

تستند هذه السياسة إلى المبادئ التالية:

• يجب على الموظف أو الطالب المعني محاولة حل معظم المشكلات من خلال التحدث إلى المدير المباشر أو المحاضر أو الفرد ذي الصلة في مرحلة مبكرة قبل إحالة الشكوى إلى مكتب التظلمات.
• سيتم التعامل مع كل من يشارك في العملية بإنصاف وكرامة واحترام. ويحق لكل فرد أن يتم الاستماع إليه وطرح وجهات نظره.
• ينصب التركيز على حل المشكلات بأسرع ما يمكن ودون الإضرار بعلاقات العمل أو عملية التعلم؛ فالأمر لا يتعلق في المقام الأول بفرض عقوبات على الآخرين. خلال العملية، سيتم تشجيعك على إيجاد حل حيثما أمكن ذلك دون الحاجة إلى تصعيد الأمر إلى المراحل الرسمية.
• ستبقى العملية سرية قدر الإمكان ولن تتم مشاركة المعلومات المتعلقة بالحالة إلا مع الأفراد المعنيين أو المتأثرين بشكل مباشر. وهذا يعني أنه يجب عليك عدم التحدث عن الإجراءات مع أي فرد آخر في العمل أو الجامعة بخلاف أولئك المكلفين بالتعامل مع تظلمك.
• يحقق رئيس مجلس التظلمات في التظلمات أو يراجعها. وهناك حاجة لإشراك أفراد آخرين في عملية التحقيق، فسيكون لديهم الخلفية أو التدريب المناسب للنظر في القضايا بشكل صحيح، لا سيما عندما تنطوي تلك القضايا على صعوبات بين الأفراد أو حالات تمييز أو مضايقات محتملة.
• سيتم التعامل مع جميع التظلمات الحقيقية، التي تُقدم بحسن نية، بشكل سريع وعادل. ولن يتم النظر في الشكاوى الكيدية أو التافهة.

الإجراء

سيتم التعامل مع التظلمات بموجب الإجراءات الموضحة أدناه.

1. يجب أن يراجع مسؤول الامتثال جميع الشكاوى قبل تقديمها إلى مجلس التظلمات.

2. يُطلب من مقدمي الشكاوى إعداد التماس لضمان أن مجلس التظلمات سيتعامل مع المشكلات المحددة التي تهم مقدم الشكوى. وقد تم تصميم الإرشادات الموضحة أدناه لإعداد الالتماس للتأكد من أن الالتماس يحدد تلك المشكلات بوضوح.

3. يجب أن تتضمن الشكوى المعلومات التالية:

   1. اسم مقدم الشكوى، وعند الاقتضاء، المسمى الوظيفي واسم المحاضر

   2. الإدارة/الوحدة/المسار الدراسي الذي يعمل به مقدم الشكوى أو مُقيد بها الطالب

   3. طبيعة المشكلة أو الشكوى

   4. التواصل الذي تم بين مقدم الشكوى ورئيس قسمه الأكاديمي أو مشرفه و/أو مشرف المستوى الثاني فيما يتعلق بالمسألة

   5. استجابة المشرف و/أو الرئيس المباشر الآخر

   6. سبب عدم قبول مقدم الشكوى لهذه الاستجابة

   7. اقتراح مقدم الشكوى لحل مناسب للمسألة

   8. تحديد أي شهود قد يكون لديهم معلومات ذات صلة بالشكوى.

4. يجب أيضًا تقديم أي وثائق يرغب مقدم الشكوى في تقديمها كدليل إلى مجلس التظلمات إلى مسؤول الامتثال في وقت تقديم الالتماس. وسيتم تقديم نسخة من الوثائق إلى الطرف الآخر أو أطراف النزاع ("المدعى عليه").

5. سيكون لدى المدعى عليه فرصة لتحديد الشهود وتقديم الوثائق إلى رئيس مجلس التظلمات. وسيتم تقديم نسخة من الوثائق إلى مقدم الشكوى.

6. سيراجع رئيس مجلس التظلمات هذه الوثائق وسيحذف الوثائق التي ليست لها صلة بالشكوى.

7. يجب على مقدم الشكوى الذي يرغب في مخاطبة مجلس التظلمات شفويًا تقديم الطلب في الالتماس الخطي. والغرض من هذا البيان الشفوي هو إتاحة فرصة للأفراد الذين يمكنهم التواصل شفويًا بشكل أكثر فاعلية من الكتابة لاستكمال التماسهم الخطي.

8. ستُمنح وحدة الجامعة أو الفرد الذي يتم توجيه الاعتراض ضده فرصة حضور جلسة الاستماع إذا طُلب ذلك.

9. في حالة عدم طلب بيان شفوي، ستستند المراجعة إلى المَحضر المكتوب.
   عندما يتم طلب جلسة استماع، سيتم تطبيق القواعد التالية:

   1. سيتم إخطار مقدم الشكوى بتاريخ جلسة الاستماع ووقتها ومكانها.

   2. يُعفى أعضاء مجلس التظلمات من الخدمة في قضية معينة في ظل الظروف التالية:

      • أ. إذا كانت لديهم علاقة شخصية أو مهنية مع أي طرف في القضية من شأنه أن يجعله يحيد عن إصدار حكم موضوعي في القضية.

      • ب. إذا كانت القضية تتعلق بطالب أو عضو هيئة تدريس أو موظف في نفس القسم أو الوحدة كعضو في مجلس التظلمات.

      • ج. في حالة إعفاء أحد أعضاء مجلس الإدارة من الخدمة في قضية معينة، سيختار مدير الامتثال والشؤون القانونية، بناءً على مشورة رئيس الجامعة، بديلًا للعمل في اللجنة لتلك القضية.

10. في حالة عقد جلسة استماع شفوية، يجب أن يحضر مقدم الشكوى أولًا في الجلسة، كما يجب على الأطراف الأخرى، المدعى عليهم، الحضور بعد مقدم الشكوى. ويجوز لرئيس مجلس التظلمات دعوة شهود يحددهم أي من الطرفين للمشاركة من خلال مقابلة أعضاء مجلس التظلمات. ويمكنهم الرد خطيًا على طلب مجلس التظلمات للحصول على معلومات إذا رغبوا في ذلك.

11. في حالة عقد جلسة استماع شفوية، سيختار رئيس مجلس التظلمات حضور مقدم الشكوى والمدعى عليه إما فرادى (أ)، أو معًا (ب). ولن يُسمح للطرفين باستجواب أحدهما الآخر أثناء جلسة الاستماع، كما لا تنطبق القواعد القانونية الرسمية للأدلة في جلسة الاستماع.

12. يتحمل مقدم الشكوى عبء إثبات رجحان الأدلة التي تثبت تعرضه للظلم. وإذا لم يتمكن مجلس التظلمات في النهاية من التوصل إلى قرار، ولم يتمكن مقدم الشكوى من تحمل هذا العبء، فمن ثَم ستكون النتيجة لصالح المدعى عليه.

قرار لجنة التظلمات

عندما تتلقى لجنة التظلمات المعلومات، فهي ترى أنه من الضروري إصدار قرار في القضية، وعليها أن تحدد بأغلبية الأصوات النتائج التي انتهى إليها مجلس التظلمات.

تبليغ نتيجة التظلم

سيقوم رئيس مجلس التظلمات بإبلاغ نتيجة جلسة الاستماع والتوصيات إلى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول، الذي سيبلغ بدوره مقدم الشكوى في غضون أسبوع تقويمي واحد من جلسة الاستماع لتأكيد النتيجة وأي إجراءات تُتخَذ للوصول إلى حل للتظلم. وكذلك سيتم إبلاغ مقدم الشكوى إذا لم يُتخذ أي إجراء بالإضافة إلى إبلاغه بأسباب القرار.

سيُبلغ مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مقدم الشكوى بحقه في الاعتراض إذا لم يكن مقدم الشكوى راضيًا عن نتيجة التظلم.

في بعض الحالات، قد يقرر رئيس المجلس أن هناك أدلة كافية تثبت أن المشكلات المتعلقة بالمدعى عليه خطيرة وأن لديه قضية للرد عليها. وهذا يعني أن سلوك المدعى عليه سيتم النظر فيه من قبل لجنة تأديبية بموجب سياسة التأديب. وإذا كانت هذه هي الحالة، فلن يحتاج مقدم الشكوى إلى إجراء مقابلة مرة أخرى.

ستكون نتائج التحقيق في التظلم كافية لإجراء العملية التأديبية.

ملحق رقم (1)

قائمة بحالات التظلم المحتملة

التظلم هو شكوى رسمية من أحد أعضاء هيئة التدريس أو طالب أو موظف، وهي تُعد اتهامًا بانتهاك شروط عقد العمل أو سياسته.

يشير التظلم إلى وجود مخاوف أو أي شكل من أشكال عدم الرضا في مكان العمل، وهذا قد يوجد لدى أي فرد تجاه صاحب عمله أو مديره أو زميله في العمل، الأمر الذي يحتاج أن تعالجه الإدارة من خلال القناة المناسبة المُستخدمة لهذا الغرض وفقًا للقواعد واللوائح.

تشمل الحالات المحتملة التي قد تؤدي إلى وجود التظلمات ما يلي: