الهدف

توفر سياسة السرية للجامعة إطارًا للتعامل مع التحدي المتمثل في الحفاظ على البيانات الخاصة والسرية، لذلك فإن كل شخص في الجامعة يُعهد إليه ببيانات سرية ملزم بالحفاظ على هذه البيانات في مأمن من السرقة أو الوصول غير المصرح به. ولا تتسامح الجامعة مع الانتقام من المبلغين عن المخالفات. وأي فرد يحاول الانتقام سيخضع لإجراءات تأديبية.

السياسة

تتمثل سياسة مكتب الامتثال والشؤون القانونية بجامعة الأمير سلطان في بذل كافة الجهود اللازمة للحفاظ على سرية جميع الشكاوى والتحقيقات والاحتفاظ بالملفات (نسخ ورقية) داخل ملف مغلق ويُودع لدى مكتب الامتثال والشؤون القانونية.

ويجب الاحتفاظ بالمعلومات السرية بشكل صحيح لدى مكتب الامتثال والشؤون القانونية، الذي له الحق في الاطّلاع عليها واستخدامها والإفصاح عنها في حدود سلطته. ويجب الحفاظ على أي معلومات سرية، سواء كانت شفهية أو خطية أو إلكترونية، بطريقة تحفظ سريتها.

قد يؤثر الإفصاح عن أي معلومات سرية من هذا القبيل، أو استخدامها استخدامًا غير مصرح به أو غير مناسب، سلبًا على جامعة الأمير سلطان وقد يؤدي إلى أسوأ الحالات التي تستدعي اتخاذ إجراءات.

التعريف

المعلومات السرية:المعلومات السرية هي أي وثيقة أو اتصال، سواء أكان شفهيًا أو خطيًا أو إلكترونيًا، وتتضمن حقائق أو بيانات أو وجهات نظر قد تكون في شكل رسومي أو رقمي أو سردي. وتتضمن المعلومات السرية، على سبيل المثال لا الحصر، سجلات الطلاب وبيانات موظفي الجامعة وسجلات الرواتب وبيانات الأبحاث.

السرية هي مجموعة من القواعد التي تحد من الاطّلاع على أنواع معينة من المعلومات أو تضع قيودًا على استخدامها.

الإجراء

سيحتفظ مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول بجميع الوثائق المتعلقة بانتهاكات الامتثال في خزانة ملفات مقفلة في المكتب. لا يُستخدم إلا الرقم المرجعي واسم حالة الخرق المتعلقة بعدم الامتثال أو التظلم في جميع المراجع. في حالة ضرورة الإفصاح، يجوز الإفصاح عن هوية الشخص المبلِّغ.

إدارة المسؤوليات:

تتحمل الجامعة ومكتب الامتثال والشؤون القانونية مسؤولية ضمان التزام جميع المعنيين بالجامعة بسياسة سرية الامتثال. والإدارة مسؤولة أيضًا عن توعية جميع الأطراف الخارجية بأي تغييرات تطرأ على السياسة.

الحوكمة

يجب على جميع أعضاء الجامعة الامتثال لسياسة سرية الامتثال فيما يتعلق بجمع ومعالجة المعلومات السرية في أي يوم عادي في الجامعة، وتقع المسؤولية الكلية عن ضمان الامتثال لهذه السياسة على عاتق مكتب الامتثال والشؤون القانونية وإدارة الموارد البشرية.

جمع المعلومات السرية

يقتصر جمع المعلومات السرية على ما هو مطلوب لتحقيق وخدمة غرض معين. وتخضع عملية جمع المعلومات السرية التي تجريها الإدارة ومكتب الامتثال والشؤون القانونية لسياسات الامتثال وسياسات الجامعة.

مسؤوليات المستخدم والتزاماته

يضطلع مكتب الامتثال والشؤون القانونية بمسؤولية ضمان اتخاذ الخطوات المناسبة لحماية المعلومات السرية، وذلك فيما يتعلق بجمع المعلومات السرية أو الاطّلاع عليها أو استخدامها أو الإفصاح عنها.

من المتوقع أن يقوم مكتب الامتثال والشؤون القانونية بإبلاغ الإدارة بأي قصايا أو مشكلات أو أسئلة أو مخاوف بشأن هذه السياسة.

يجب على جميع المستخدمين في الجامعة التأكد من أن الأجهزة، مثل أجهزة الحاسوب وأجهزة الحاسوب المحمولة والأجهزة الأخرى التي تستخدم البيانات، تتم صيانتها وتشغيلها بأمان وتزويدها ببرامج حديثة لمكافحة الفيروسات وبرامج مكافحة التجسس وتطبيقات الأمان الأخرى المعتمدة. ويجب عليهم طلب المساعدة التقنية لضمان الامتثال إذا لزم الأمر.

يجب على أي عضو أو مستخدم في الجامعة الإبلاغ فورًا عن أي اكتشاف لأي جهاز أو جهاز تخزين تم وضعه في غير مكانه أو اختراقه أو فقده، وكذلك الإبلاغ عن أي معلومات سرية تم الاطّلاع عليها من قِبل أفراد غير مصرح لهم.

في حالة حدوث أي خرق للسرية أو المعلومات وأمن البيانات، من المتوقع أن يتعاون مكتب الامتثال والشؤون القانونية وإدارة الجامعة تعاونًا كاملًا لاتخاذ إجراءات فورية لإجراء التحقيق

الإجراء

دقة المعلومات السرية

يجب أن يحرص مكتب الامتثال والشؤون القانونية في الجامعة على حماية المعلومات السرية من ارتكاب أي أخطاء بسبب الإهمال أو أي جوانب أخرى مغفلة. ويجب أن تتخذ الجامعة جميع الخطوات المعقولة لضمان دقة واكتمال أي معلومات سرية يقوم مكتب الامتثال والشؤون القانونية بجمعها أو تسجيلها.

الاطّلاع على المعلومات السرية واستخدامها والإفصاح عنها ومشاركتها ونشرها

لا يحق لمكتب الامتثال والشؤون القانونية الاطّلاع على المعلومات السرية أو استخدامها أو الإفصاح عنها أو مشاركتها إلا لأغراض مشروعة.

من المتوقع أن يلتزم مكتب الامتثال والشؤون القانونية بجميع سياسات الجامعة وإجراءاتها وإرشاداتها الخاصة بنشر المعلومات السرية.

إقرار السرية

تطلب الجامعة تزويد أعضائها بنسخة من هذه السياسة.

يجب على الإدارة أيضًا تذكير مكتب الامتثال والشؤون القانونية بانتظام بأهمية سرية المعلومات الحسّاسة. ويتعين على أعضاء مكتب الامتثال قراءة إقرار السرية أو اتفاقية عدم الإفصاح والتوقيع عليهما.

عدم الامتثال لسياسة السرية

قد يؤدي عدم الامتثال لسياسة سرية الامتثال إلى اتخاذ إجراء تأديبي.

يجب التعامل مع جميع الحوادث التي تنطوي على سرقة أو فقدان المعلومات السرية على الفور للتحقيق فيها والإبلاغ عنها واتخاذ إجراءات تصحيحية بشأنها.

الاطّلاع على المعلومات السرية أو مشاركتها مع جهات خارجية

في حال احتاجت الجامعة إلى مشاركة معلومات سرية مع جهة خارجية، سواء كانت منظمة أو شخصًا، يجب على الجهة الخارجية التوقيع على اتفاقية عدم الإفصاح أو اتفاقية مشاركة معلومات مع الجامعة. ويتعين على مكتب الامتثال والشؤون القانونية اتخاذ جميع الخطوات المعقولة لضمان تزويد الجهات الخارجية بإمكانية الاطّلاع على السجلات التي تحتوي على معلومات سرية، والموافقة على نماذج جميع هذه الاتفاقيات. ويقتصر اطّلاع الجهة الخارجية على المعلومات الضرورية للغاية التي تتيح لهذه الجهة أداء مهمة عملها.

الاحتفاظ بالمعلومات السرية وإتلافها

يضطلع مكتب الامتثال والشؤون القانونية بمسؤولية تسجيل جميع المتطلبات القانونية والتنظيمية لتحديد فترة الاحتفاظ السارية لسجل معين، وللالتزام بسياسة الامتثال وإرشادات الجامعة وإجراءاتها فيما يتعلق بإتلاف تلك السجلات بطريقة آمنة عند انتهاء فترة الاحتفاظ بها.