توضيح السياسة

تكون هذه السياسة بمثابة دليل الاستخدام لمنسوبي جامعة الأمير سلطان وإداراتها والوحدات والمكاتب التابعة للجامعة لتجهيز ومراجعة مذكرات التفاهم والاتفاقيات وإجراءات الموافقة عليها.

الخلفية والمسوغات

يتوجب على جامعة الأمير سلطان التمكن من الآتي:

• بناء ترابط بين المجتمع والشركات والجهات ذات العلاقة.
• التسويق والعمل على توفير فرص العلاقات على المستويين الوطني والدولي.
• العمل على تدويل التعليم العالي والبحث العلمي.

الغرض من السياسة

• تحديد وتوحيد معايير إجراءات تقديم مذكرات التفاهم والاتفاقيات من مختلف الإدارات والمكاتب والوحدات التابعة بجامعة الأمير سلطان.
• تحقيق وتطبيق معايير موحدة للمبادرة في إجراءات الموافقة على مذكرات التفاهم والاتفاقيات.
• تنظيم اختلاف مسار وإجراءات الموافقة على مذكرات التفاهم والاتفاقيات.
• توحيد معايير تقديم وتسجيل مذكرات التفاهم والاتفاقيات.

تعاريف

مذكرة التفاهم

هي إتفاقية بين طرفين أو أكثر توضح بنودها في وثيقة رسمية وتبدي رغبة وموافقة الأطراف المبدئية لإبرام عقد، تمثل مذكرة التفاهم بداية للمفاوضات بين الأطراف وتوضح نطاق وأهداف المفاوضات، تعتبر مذكرة التفاهم غير ملزمة قانونياً الا انها تدل بشكل صريح على أنه بإمكانها أن تصبح اتفاقية ملزمة.

مذكرة التفاهم لا تحمل أي من الأطراف أي التزامات مالية أو عينية، لا تنشأ بنودها أي التزام قانوني أو مسؤولية على أي طرف من الأطراف المشاركة.

مذكرة التفاهم يجب أن تحتوي على الفقرات التالية:

• تحديد أطراف مذكرة التفاهم.
• الهدف من المذكرة.
• الشروط والأحكام.
• تاريخ ومدة سريان المذكرة.
• توقيع الأطراف أو من يمثلهم.
• أي ما قد يطرأ حسب المذكرة.

الاتفاقية

هي وثيقة رسمية توضح التعاون والمشاركة بين طرفين أو أكثر بهدف الوصول الى غاية مشتركة أو مشروع، تتضمن الاتفاقية في الغالب على التزامات مالية، وتتضمن الشروط والأحكام المتفق عليها والخطة للوصول للهدف المشترك، تعتبر مذكرة التفاهم من العقود الملزمة قانونا.

يجب أن تحتوي الاتفاقية على:

• تحديد اطراف الاتفاقية.
• شرح مختصر لمجال العمل وأهدافه.
• التزامات الأطراف.
• تاريخ دخول الاتفاقية حيز التنفيذ.
• عناوين الأطراف.
• توضيح تفاصيل المسؤوليات.
• تفصيل التعاملات المالية.
• مدة سريان الاتفاقية وطرق تجديدها أو انهائها.
• توقيع الأطراف أو من يمثلهم.

المسؤوليات:

• يتحمل مقدم الاتفاقية التنظيم والتنسيق المناسب مع الإدارات والمكاتب والوحدات ذات العلاقة، مكتب الرئيس، مكتب نائب الرئيس، مكتب الامتثال والشؤون القانونية، أي قسم أو عمادة أو كلية ذات صلة لإنشاء مذكرة التفاهم أو الاتفاقيات.
• تقوم الجهات ذات العلاقة ومكتب الامتثال والشؤون القانونية بتقديم الدعم اللازم في جميع الخطوات والإجراءات اللازمة ويتم اضافتها لقاعدة البيانات الخاصة بمذكرات التفاهم والاتفاقيات وأرشفتها.

الإجراءات:

• يقوم مدير أو رئيس أو عميد مقدم مذكرة التفاهم أو الاتفاقية بمراجعة جميع المذكرات أو الاتفاقيات التي تبادر بها الجهة.
• تحديد طريقة المراجعة عن طريق جميع الجهات ذات العلاقة والتحقق من توفر جميع متطلبات الموافقة على مذكرات التفاهم والاتفاقيات.
• يقوم مكتب الامتثال والشؤون القانونية بمراجعة جميع مذكرات التفاهم والاتفاقيات قبل الموافقة النهائية وتنفيذ بنودها.
• تكون صلاحية توقيع مذكرة التفاهم والاتفاقيات عند الإدارة المناسبة

مراجع:

راجع الملحق (1) و (2): خطوات الموافقة على مذكرات التفاهم والاتفاقيات ومراحلها.

ملحق (1)

خطوات الموافقة على مذكرات التفاهم والاتفاقيات

المكونات الأساسية لمذكرة التفاهم

مقدمة	شرح المشروع وتوضيح الأطراف
الهدف	هدف كل طرف من المذكرة
نطاق العمل	تفصيل نطاق العمل وأهدافه
أطراف الاتفاقية	توضيح أطراف المذكرة وعناوينهم
الالتزامات	المشاركة المتوقعة لكل من الأطراف
احكام عامة	الاحكام الخاصة بالمذكرة وتعارض المصالح وحماية البيانات وطرق حل النزاعات
إدارة المذكرة	طريقة متابعة تطبيق البنود وطرق التواصل بين منسقي الأطراف وطرق تعديل المذكرة
أساليب المراجعة	طرق وتاريخ مراجعة المذكرة
مدة المذكرة	تاريخ ومدة سريان المذكرة وطرق تجديدها أو انهائها
التوقيع	توقيع أطراف المذكرة وحصول كل طرف على نسخة من المذكرة

المكونات الأساسية للاتفاقية

أطراف الاتفاقية	أطراف الاتفاقية وعناوينهم وأرقام التواصل
الهدف من الاتفاقية	الغاية والهدف من الاتفاقية لكل طرف
نطاق العمل	تفاصيل شاملة لنطاق العمل
التزامات الأطراف	توضيح جميع التزامات الأطراف
شروط واحكام عدم الإفصاح والسرية	التفاصيل والبيانات ومجال مشاركتها أو سريتها المحددة باتفاق الأطراف
تاريخ بداية سريان الاتفاقية	تاريخ بداية نشوء الالتزام بالاتفاقية ودخولها حيز النفاذ
مدة الاتفاقية	تحديد مفصل لتاريخ دخول الاتفاقية حيز التنفيذ ومدة سريانها
إنهاء الاتفاقية	طرق انهاء الاتفاقية حسب بنودها المتفق عليها
احكام عامة	أي من الاحكام او الفقرات التي لا تندرج تحت أي من البنود الأخرى
منسقي الأطراف	الأشخاص الذين يتم تعيينهم من قبل الأطراف للتواصل والتنسيق ومتابعة تطبيق البنود
توقيع الأطراف	خانة للتوقيع عليها من قبل الأطراف او ممثليهم في كل نسخة

خطوات ومراحل الإنشاء والموافقة على مذكرة التفاهم والاتفاقية

1	توضيح أطراف المذكرة أو الاتفاقية تحديد أطراف المبادرة وممثليهم المعنيين بالتوقيع
2	مسودة للوثيقة يفضل ان تتم صياغة الوثيقة من قبل أحد الاطراف وتكون لغتها العربية أو الانجليزية أو كلاهما
3	التحقق من الوثائق السابقة مع الجهة مقدمة الوثيقة محلياً أو دولياً
4	مناقشة الوثيقة مناقشتها مع المدير أو العميد والتحقق من السياسات ذات العلاقة
5	إرسال الوثيقة للمراجعة يقوم الاطراف بمراجعة الوثيقة والتحقق من الأهداف المرجوة من الوثيقة وقابلية تطبيقها
6	إرسال مسودة الوثيقة لمكتب الامتثال والشؤون القانونية يتم ارسال الوثيقة الى: complianceofficer@psu.ed.sa ليتم مراجعتها
7	تعديل المسودة يقوم مكتب الامتثال والشؤون القانونية بإعادة المسودة مع توضيح التعديلات الواجب تعديلها في حال وجود ملاحظات
8	إعادة المسودة للجهة المبادرة في جامعة الأمير سلطان يقوم مكتب الامتثال والشؤون القانونية بتحويلها للأقسام ذات العلاقة لمراجعتها
9	الموافقة على المسودة بعد موافقة الاطراف المذكورة بياناتهم في الوثيقة يتم طباعتها من عدة نسخ بعدد الاطراف ليتم توقيعها
10	أصل الوثيقة يتم طباعة نسخ أصلية بعدد اطراف الوثيقة وتسليمهم لها بعد التوقيع
11	رفع وأرشفة الوثيقة المكتملة يتم رفع الوثيقة بعد اكتمال شروطها وإتمام خطواتها الى: هنا

ملحق (2)

مخطط مراحل الإنشاء والموافقة على مذكرة التفاهم والاتفاقية