1. الرئيسية
2. المراكز
3. وحدة تطوير السياسات
4. السياسات و الاجراءات
5. سياسة استخدام البريد الإلكتروني وإدارته

بيان السياسة

يتم استخدام البريد الإلكتروني الخاص بجامعة الأمير سلطان للاتصالات الداخلية والخارجية التي تخدم أغراضًا مشروعة. لذلك، يجب ألا يتضمن أي استخدام شخصي للبريد الإلكتروني عروض ترويجية أو التداول التجاري الخاص أو تحقيق مكاسب شخصية. كما يجب مراعاة لوائح حقوق النشر أثناء استخدام البريد الإلكتروني. يخضع أي تواصل باستخدام البريد الإلكتروني لنفس القوانين واللوائح والسياسات والمتطلبات الأخرى مثل المعلومات المستخدمة في نماذج مكتوبة أخرى.

الخلفية والمبررات

يتم استخدام البريد الإلكتروني الخاص بجامعة الأمير سلطان للاتصالات الداخلية والخارجية التي تخدم أغراضًا مشروعة. لذلك، يجب ألا يتضمن أي استخدام شخصي للبريد الإلكتروني على عروض ترويجية أو التداول التجاري الخاص أو تحقيق مكاسب شخصية. يجب مراعاة لوائح حقوق النشر أثناء استخدام البريد الإلكتروني. يخضع أي تواصل باستخدام البريد الإلكتروني لنفس القوانين واللوائح والسياسات والمتطلبات الأخرى مثل المعلومات المستخدمة في نماذج مكتوبة أخرى.

النطاق والغرض

تنطبق هذه السياسة على أي مستخدم في جامعة الأمير سلطان لديه عنوان بريد إلكتروني خاص بالجامعة.

مبادئ السياسة

1. الاحترافية:يجب أن تحافظ جميع رسائل البريد الإلكتروني المرسلة من حسابات المؤسسة على مستوى من الاحتراف، مما يعكس قيم ومعايير المؤسسة.
2. السرية : يجب عدم مشاركة المعلومات الحساسة أو مناقشتها عبر البريد الإلكتروني ما لم يتم تشفيرها أو تأمينها بطريقة أخرى.
3. الاستخدام المناسب: أنظمة البريد الإلكتروني للمؤسسة مخصصة بشكل أساسي للأغراض المتعلقة بالعمل. قد يُسمح بالاستخدام الشخصي المحدود إذا لم يتعارض ذلك مع مسؤوليات العمل.
4. الاحتفاظ بالبيانات:يجب الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الضرورية للعمليات التجارية أو لأسباب قانونية وفقًا لجداول الاحتفاظ بالبيانات في الجامعة.
5. الخصوصية: في حين أن للخصوصية احترامها، يجب أن يدرك الموظفون أن رسائل البريد الإلكتروني المرسلة أو المستلمة باستخدام نظام المؤسسة قد تتم مراقبتها أو مراجعتها لتشخيص المشكلات الفنية أو حلها، أوالتحقيق في سوء الاستخدام المحتمل للبريد الإلكتروني، أو لأي أغراض أخرى متعلقة بالعمل.
6. الأمان: يجب على الموظفين اتباع أفضل الممارسات لضمان أمان التواصل من خلال البريد الإلكتروني، مثل عدم فتح المرفقات المشبوهة أو النقر على روابط غير معروفة. بالإضافة إلى ذلك، عدم إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني المستلمة على البريد الإلكتروني لجامعة الأمير سلطان إلى حسابات البريد الإلكتروني الشخصية.
7. لا للعروض الترويجية: يجب عدم استخدام البريد الإلكتروني للمؤسسة في الطلبات غير المصرح بها أو العروض الترويجية أو المشاريع التجارية الشخصية.
8. التواصل المحترم: يجب أن تكون جميع مراسلات البريد الإلكتروني خالية من المحتوى المسيء أو التمييزي أو غير المناسب.
9. الامتثال القانوني والتنظيمي: يجب أن يتوافق استخدام البريد الإلكتروني مع القوانين واللوائح ذات الصلة، بما في ذلك تلك المتعلقة بالملكية الفكرية والخصوصية وحماية البيانات.
10. إدارة الموارد: يجب إدارة رسائل البريد الإلكتروني، خاصة ذات المرفقات الكبيرة، بكفاءة لضمان عدم تعطيل النظام أو إثقاله.
11. المسؤولية الإدارية: يتحمل المستخدمون مسؤولية أفعالهم عند استخدام نظام البريد الإلكتروني الخاص بالمؤسسة ويجب عليهم مراجعة محتوى الرسائل قبل إرسالها أو إعادة توجيهها.

التعاريف

1. نظام البريد الإلكتروني: مجموعة الأجهزة والبرامج والعمليات المستخدمة لإرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها وتخزينها داخل المؤسسة.
2. المستخدم: أي فرد لديه حق الوصول إلى نظام البريد الإلكتروني للمؤسسة بما في ذلك الموظفين والمتعاقدين والاستشاريين وغيرهم من الأفراد المعتمدين.
3. المعلومات السرية: البيانات أو المعلومات غير المعلنة والتي لدى المؤسسة مصلحة في الحفاظ على خصوصيتها، مثل الأسرار التجارية أو قوائم العملاء أو البيانات المالية.
4. البريد العشوائي : رسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها، والتي غالبًا ما تكون عرضية أو غير مناسبة، يتم إرسالها عبر الإنترنت عادةً إلى أعداد كبيرة من المستخدمين، لأغراض الإعلان أو التصيد الاحتيالي أو توزيع البرامج الضارة.
5. التصيد الاحتيالي: محاولات احتيالية للحصول على معلومات حساسة مثل أسماء المستخدمين وكلمات المرور وتفاصيل البطاقة الائتمانية من خلال التنكر ككيان جدير بالثقة في رسالة بريد إلكتروني.
6. المرفقات:ملف يتم إرفاقه في رسالة بريد إلكتروني.
7. التشفير: عملية تحويل البيانات إلى رموز لمنع الوصول غير المصرح به.
8. الأرشيف: مجموعة من البيانات الإلكترونية المخزنة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني ومرفقاتها، التي يتم الاحتفاظ بها لأغراض حفظ السجلات.
9. توقيع البريد الإلكتروني : نص يتم إلحاقه تلقائيًا في نهاية رسالة البريد الإلكتروني، وغالبًا ما تحتوي على اسم المرسل ومنصبه ومؤسسته وتفاصيل التواصل والمعرفات الأخرى.
10. البرامج الضارةبرامج ضارة مصممة لإلحاق الضرر أو استغلال أي جهاز أو شبكة أو خدمة أو برنامج.
11. إعادة التوجيه:إجراء إرسال بريد إلكتروني أو نسخة من البريد الإلكتروني إلى مستلم آخر.

المسؤوليات واستراتيجيات التنفيذ

الأدوار والمسؤوليات

• ستحرص إدارة جامعة الأمير سلطان على أن يطبق العمداء والرؤساء والإدارات هذه السياسة.
• يعد مركز تقنية المعلومات المسؤول عن أمان البريد الإلكتروني والنسخ الاحتياطي والتعافي من الكوارث.
• يتحمل مستخدمو البريد الإلكتروني الخاص بالجامعة مسؤولية الالتزام بهذه السياسة.

الاستخدام الصحيح

يجب على جميع مستخدمي البريد الإلكتروني الخاص بجامعة الأمير سلطان الامتثال لهذه السياسة، من خلال:

• حماية كلمات مرور البريد الإلكتروني الخاصة بهم.
• الرد على البريد الإلكتروني خلال مدة معقولة.
• حذف أي رسائل بريد إلكتروني تحتوي على مواد مسيئة.
• عدم استخدام البريد الإلكتروني لنشاط تجاري أو مكاسب شخصية.
• مراعاة لوائح حقوق النشر
• عدم استخدام البريد الإلكتروني لأي غرض غير قانوني
• التحلي باللباقة واتباع معايير الآداب المقبولة
• عدم استخدام نظام البريد الإلكتروني للترويج لأمور لا علاقة لها بجامعة الأمير سلطان
• عدم إرسال أو استقبال رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على فيروس دون قصد

إجراءات التعامل مع انتهاك السياسة

يمكن أن يؤدي أي انتهاك لهذه السياسة إلى اتخاذ إجراءات تأديبية تصل إلى وتشمل إنهاء الخدمات.