---

بيان السياسة

تعتمد جامعة الأمير سلطان بشكل كبير على البيانات لقياس ورصد التقدم المحرز نحو تحقيق مهمتها وأهدافها. ولذلك، فإن الحفاظ على سلامة ودقة وصحة البيانات المؤسسية والإدارية أمر بالغ الأهمية. وبناءً على ذلك، يجب على جامعة الأمير سلطان تبني نهج استباقي ومنهجي لجمع وإدارة البيانات للتأكد من أنها متاحة بسهولة وتفي بالمعايير المتوقعة من الدقة والنزاهة.

الخلفية والمبررات

في المشهد التعليمي القائم على البيانات اليوم، تعتمد جامعة الأمير سلطان بشكل كبير على البيانات الدقيقة وفي الوقت المناسب لتحقيق مهمتها وأهدافها. تلعب إدارة البيانات المركزية دورًا حاسمًا في الحفاظ على سلامة البيانات، وضمان إمكانية الوصول إليها، وتعزيز الأمان. تعد الحوكمة القوية وقاموس البيانات الموحد أمرًا ضروريًا لدعم هذه الأهداف وتسهيل اتخاذ القرارات وإعداد التقارير المستندة إلى البيانات.

تؤكد السياسة على الدور المحوري للبيانات في عملية صنع القرار والمساءلة والكفاءة التشغيلية في جامعة الأمير سلطان. يعد توفر البيانات في الوقت المناسب والحوكمة الواضحة والتوحيد القياسي والتدابير الأمنية مكونات أساسية لهذا النهج الذي يركز على البيانات.

النطاق والغرض

النطاق: تنطبق هذه السياسة على جميع الأنشطة المتعلقة بالبيانات داخل مركز الإحصاءات والمعلومات (CSI) وعمادة ضمان الجودة والتطوير (DQAD)، بما في ذلك جمع البيانات وتخزينها والوصول إليها ونشرها وأمنها. وهو يحكم البيانات المؤسسية والإدارية ويحدد أدوار ومسؤوليات أمناء البيانات ومشرفي البيانات ومالكي البيانات في جميع أنحاء الجامعة.

الغرض: تضمن السياسة سلامة البيانات ودقتها وتوافرها لدعم رسالة وأهداف جامعة الأمير سلطان من خلال مركزية إدارة البيانات، وتعيين مهام لـ CSI، وإنشاء جمع استباقي للبيانات، والحفاظ على قاموس بيانات موحد، وتنظيم البيانات الشخصية، والإشراف على مشاركة البيانات، وضمان تكامل النظام أثناء الحفاظ على معايير الخصوصية والأمان.

إدارة مستودع بيانات جامعة الأمير سلطان والتحكم فيها والوصول إليها: قامت DQAD ببناء مستودع بيانات يمكن الوصول إليه فقط من قبل أمناء البيانات والمستهلكين المعتمدين. إن صاحب المصلحة الرئيسي (أو أمين البيانات) للنظام هم DQAD-CSI.

مبادئ السياسة

• خصوصية البيانات والامتثال: تحدد جامعة الأمير سلطان البيانات الشخصية والحساسة المتعلقة بالطلاب وأعضاء هيئة التدريس أو الوحدات الأكاديمية والإدارية.
• جودة ودقة البيانات: يتبع CSI معايير البيانات الدقيقة والكاملة.
• ملكية البيانات والمساءلة: يحدد CSI بوضوح الكيانات المسؤولة عن توفير البيانات وإدارتها.
• الوصول إلى البيانات ومشاركتها: يحدد CSI بوضوح أدوار الوصول إلى البيانات المتعلقة بالطلاب والموظفين والوحدات الأكاديمية والإدارية.
• الاحتفاظ بالبيانات وحذفها: يحدد CSI سياسات الاحتفاظ بالبيانات لأنواع مختلفة من البيانات.
• شفافية البيانات والموافقة عليها: يتبع CSI عملية الحصول على الموافقة لمعالجة البيانات وإدارتها.
• الاعتبارات الأخلاقية: يأخذ CSI في الاعتبار الآثار الأخلاقية لجمع البيانات واستخدامها، مما يضمن توافق ممارسات البيانات مع قيم المنظمة وأخلاقياتها.

التعريفات

قاموس البيانات وتعريفات البيانات: إحدى المهام الرئيسية لعمادة ضمان الجودة والتطوير هي ضمان توحيد وسلامة البيانات في أنحاء الحرم الجامعي. وبناء على ذلك، يقوم مركز الإحصاء والمعلومات بتطوير قاموس بيانات موحد لجميع البيانات الموجودة في الحرم الجامعي. يجب أن يقدم القاموس تعريفات للمتغيرات ومؤشرات الأداء الرئيسية التي تم إنشاؤها بوضوح. سيتم تحديث القاموس وصيانته بشكل منتظم.

التحكم بالوصول: يمكن فقط للكيانات والأفراد المعتمدين الوصول إلى قاعدة البيانات وفقًا لمستويات الترخيص الخاصة بهم.

فحص الاتساق: للتأكد من أن تعريفات البيانات موحدة ولها نفس المعنى في أنحاء الحرم الجامعي.

فحص التكرار: لتجنب الازدواجية والتكاليف العامة الإضافية.

التتبع: بناءً على الأطر الزمنية والجداول الزمنية.

الإجراءات الأمنية: لحماية النظام من الاختراق والعبث.

مركز الإحصاء والمعلومات (CSI): هو مركز مراقبة وتنسيق يشرف على عمليات إنشاء البيانات وتخزينها والوصول إليها ونشرها.

مدير CSI المعتمد: الشخص المسؤول عن مستودع البيانات حسب المسؤوليات والاختصاصات المحددة بوضوح من DQAD.

أصحاب البيانات: القادة الأكاديميون أو الإداريون المسؤولين عن إنشاء وتخزين وإدارة نوع واحد أو أكثر من البيانات.

مشرفي البيانات: الإداريين الذين لديهم مسؤولية تشغيلية مباشرة عن نوع واحد أو أكثر من البيانات المؤسسية.

أمين البيانات: يعتبر CSI أمينًا للبيانات بموجب DQAD.

المسؤوليات واستراتيجيات التنفيذ

المسؤوليات

• يتحمل أصحاب البيانات مسؤولية تقديم البيانات في الوقت المناسب إلى CSI.
• يعتبر CSI مسؤولاً عن سلامة البيانات واتساقها وأمنها ودقتها.
• إن CSI هو الجهة الوحيدة المسؤولة عن تنسيق عملية جمع البيانات وإدارتها.
• يتحمل القادة الأكاديميون والإداريون مسؤولية استخدام البيانات ذات الصلة لاتخاذ القرارات الفعالة.

استراتيجيات التنفيذ

سياسة وعملية جمع البيانات:

• تقوم جامعة الأمير سلطان بإنشاء مستودع بيانات مركزي والحفاظ عليه، ويمكن للجهات والأفراد المعتمدين الوصول إليه بسهولة.
• يتبنى CSI عملية استباقية لجمع البيانات حيث تتوفر جميع البيانات والتقارير المطلوبة في مستودع البيانات في الوقت المناسب.
• يطبق CSI نظام إشعار يقوم بإبلاغ أمناء البيانات والمستفيدين بانتظام بالمواعيد النهائية ومدى توفر البيانات أو التقارير.

جمع البيانات المؤسسية

في بداية كل عام دراسي، تقوم DQAD، من خلال مراكزها المختلفة، بتحديد البيانات والتقارير المؤسسية المطلوبة ورفع الطلب إلى CSI.

يجب أن يحدد الطلب ما يلي:

• أنواع البيانات والتقارير المطلوبة
• تنسيق البيانات والتقارير، مع تحديد مواصفات واضحة لعناصر البيانات ومتغيراتها
• الإطار الزمني لتوافر البيانات والتقرير.
• أصحاب البيانات أو الأمناء (المسؤولون عن إعداد البيانات).

للطلبات العادية: يتأكد CSI من إرسال الطلبات بشكل صحيح إلى DQAD. يقوم CSI بتحديث الجداول الزمنية وإخطار الأطراف المعنية.

للطلبات الجديدة: يقوم CSI بتنفيذ الطلبات بالتعاون مع وحدة مركز تقنية المعلومات وتطبيق كافة الخطوات المذكورة أعلاه.

جمع البيانات حسب الطلب (المخصص): بالإضافة إلى طلبات البيانات العادية، يجوز لإدارة الجامعة أو وحداتها أو أفرادها إصدار طلبات بيانات حسب الظروف والطلب. يمكن توجيه جميع أنواع طلبات البيانات المخصصة من خلال DQAD. يقوم CSI بتقييم طلبات البيانات المخصصة عند ظهورها وتنسيق الإعداد والتوفر إضافة إلى مراجعة طلبات البيانات للتأكد من اتساقها وعدم التكرار.

إدارة جمع البيانات على مستوى القسم والوحدة: تشارك جميع الإدارات والوحدات في إعداد وإدارة البيانات المؤسسية. بالإضافة إلى ذلك، يجب على الوحدات والإدارات مشاركة البيانات المجمعة المتعلقة بأنشطتها وعمليات مراقبة الجودة مع CSI من أجل دمج جميع البيانات مع بيانات المستودع. ولضمان الاتساق وتجنب التكرار، يجب على الوحدات والإدارات تنسيق أنشطة جمع البيانات الخاصة بها مع CSI. تقوم كل وحدة/قسم بتعيين أمين بيانات ومشرف بيانات للإشراف على جمع البيانات وإدارتها.

الخصوصية والاعتبارات الأخلاقية: لن يتم جمع البيانات الشخصية ومعالجتها إلا بموافقة مسبقة حسب الغرض المعلن. سيتم إبلاغ الأفراد الذين تتعلق بهم البيانات بالاستخدام المقصود لها. يجب أن يكون جميع الموظفين والباحثين الذين يصلون إلى البيانات الشخصية على علم بخصوصية البيانات وأخلاقياتها. يجب أن يلتزم أي بحث أو مشروع يستخدم بيانات CSI بالمعايير الأخلاقية، بما يضمن احترام الأفراد وحماية حقوقهم.

تبادل البيانات: يجوز لـ CSI مشاركة البيانات مع منظمات أو باحثين أو مؤسسات تابعة لجهات خارجية فقط بموجب اتفاقية معتمدة تضمن الاستخدام الأخلاقي للبيانات وحمايتها. سيتم إخفاء هوية البيانات المشتركة أو وضعها تحت اسم مستعارة، وذلك لضمان عدم إمكانية التعرف على أي فرد بشكل مباشر ما لم تكن هناك موافقة صريحة. يجب مراجعة جميع طلبات مشاركة البيانات الخارجية والموافقة عليها من مدير CSI وعميد DQAD.

التكامل مع الأنظمة الأخرى

عند اعتماد أنظمة جديدة، ستضمن وحدات جامعة الأمير سلطان الخاصة بأوصياء البيانات أن تكامل البيانات ممكن دون المساس بسلامة البيانات الموجودة أو دقتها أو أمانها. يجب أن تكون جميع عمليات التكامل متوافقة مع معايير خصوصية البيانات التي وضعتها الجامعة. كما سيتم إجراء مراجعات دورية لضمان استمرار الأنظمة المتكاملة في تلبية متطلبات خصوصية البيانات والأمان والوظائف الخاصة بالجامعة.

التواصل

لا يحق للمستفيدين من البيانات والمشرفين التواصل مباشرة مع أمناء البيانات لأن جميع البيانات ستكون متاحة في مستودع البيانات. يطبق CSI نظام إعلام فعال يقوم بإخطار جميع مستهلكي البيانات المسجلين فيما يتعلق بتوفر البيانات وتحديثاتها. كما يمارس CSI آلية إعداد التقارير، مثل PowerBi، حيث يمكن للجهات والأفراد المعتمدين استخراج البيانات وإنشاء تقارير قصيرة وملخصات عند الحاجة.

إجراءات التعامل مع انتهاكات السياسة

سيتم التعامل مع جميع الانتهاكات التي يرتكبها أصحاب المصلحة وفقًا للوائح الطلاب أو أعضاء هيئة التدريس أو الموظفين.