الهدف

وضع سياسة امتثال على مستوى جامعة الأمير سلطان كي يتمكن جميع المعنيين في جامعة الأمير سلطان من فهم التزامات الجامعة فيما يتعلق بالامتثال للسياسات والإجراءات والمبادئ التوجيهية الداخلية والالتزام بها، بالإضافة إلى امتثال الجامعة لتعهداتها والتزاماتها القانونية والتعاقدية.

النطاق

تنطبق سياسة الامتثال على جميع المعنيين في جامعة الأمير سلطان كما هو مذكور أعلاه. وستوفر السياسة نهجًا عمليًا موحدًا لضمان الامتثال لجميع السياسات والإجراءات والقواعد واللوائح على النحو الذي اعتمدته الإدارة العليا في الجامعة.

وستضمن هذه السياسة تحقيق المواءمة في نهج الجامعة للامتثال، مع الالتزام بمبدأ المواءمة بين الأنظمة والقوانين الداخلية واللوائح والقواعد على النحو المنصوص عليه في سياسات الجامعة وإجراءاتها.

ولدعم ممارسة الامتثال التنظيمي الجيدة، من المقرر تطبيق السياسة على الأمور المتعلقة بالامتثال لسياسات جامعة الأمير سلطان والأنظمة المعمول بها. وتغطي مجالات منها ما يلي:

1. الحوكمة والإدارة
2. ضمان الجودة
3. التعليم والتعلم
4. إدارة الطلاب
5. البحث
6. خدمة المجتمع
7. مركز تكنولوجيا المعلومات
8. المكتبة المركزية

السياسة

سيقوم مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول بتعيين لجنة امتثال لإدارة وتنسيق برنامج الامتثال في جامعة الأمير سلطان. وستتألف هذه اللجنة من أفراد يتمتعون بصلاحية تنفيذ هذه السياسات والإجراءات وكذلك أفراد يتمتعون بالخبرة والقدرة على مراقبة وتنفيذ برنامج الامتثال. وسيكون أعضاء اللجنة ممثلين عن مختلف أقسام جامعة الأمير سلطان، وسيتم تعيينهم لمدة عام دراسي واحد.

تكوين مكتب الامتثال والشؤون القانونية

1. يتألف مكتب الامتثال والشؤون القانونية - من الأعضاء التالية أسماؤهم:: مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول (رئيس لجنة الامتثال) مساعدون إداريون مساعدون قانونيون مستشار قانوني داخلي
2. تتكون لجنة الامتثال - من ستة أعضاء
3. يتألف ممثلو الكليات لشؤون الامتثال - من خمسة أعضاء يمثلون كليات جامعة الأمير سلطان المختلفة

معيار الممارسة

تستند سياسة الامتثال في جامعة الأمير سلطان على أفضل معايير ومبادئ الممارسات التالية:

• برامج الامتثال – تدرك جامعة الأمير سلطان أن هناك أربعة عناصر لبرنامج الامتثال الفعال.
• الالتزام – التزام جامعة الأمير سلطان ببرنامج الامتثال وإنشائه.
• التنفيذ – تنفيذ جامعة الأمير سلطان لبرنامج الامتثال، ويشمل ذلك التثقيف والمحافظة عليه باستمرار.
• المراقبة والقياس – إعداد التقارير والإشراف على برنامج الامتثال
• التحسين المستمر – إجراء المراجعة المنتظمة والتحسين المستمر لبرنامج الامتثال

المسؤولية: مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول ولجنة الامتثال

• سيتولى مدير الامتثال والشؤون القانونية ولجنة الامتثال تنفيذ سياسة وخطة الامتثال في جامعة الأمير سلطان.
• سيحظى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول ولجنة الامتثال بمكانة بارزة وسلطة كبيرة مع الإدارة العُليا، وسيُمنح احترام كبير لمقترحات مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول ولجنة الامتثال.
• سيقدم مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول تحديثات شهرية لرئيس جامعة الأمير سلطان.
• سيتولى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مسؤولية الإشراف على جميع الجهود المبذولة لإدارة وتنفيذ برنامج الامتثال.
• يجب أن يكون رئيس الامتثال والشؤون القانونية ولجنة الامتثال منفتحين للمناقشة مع جميع الموظفين والمعنيين الآخرين ذوي الصلة، أو الإبلاغ عن أي قضايا تتعلق بالامتثال أو معالجتها.
• يتولى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مسؤولية تطوير النظام لطلب استقبال أي شكاوى أو مشكلات متعلقة بالامتثال وتقييمها والرد عليها.
• يجب على جميع الموظفين مناقشة الشواغل أو القضايا الأخرى المتعلقة بالامتثال مع مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مباشرةً دون الرجوع إلى مديرهم/مشرفهم المباشر.
• نحث أي معنيين آخرين بإبلاغ مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول بأي مشكلات تتعلق بالامتثال.
• سيناقش مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول المشكلة المطروحة مع السلطات ذات الصلة لاتخاذ القرار المناسب.
• ستبقى جميع المعلومات التي تمت مناقشتها مع مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول خاصة وسرية.
• سيُمنح مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول سلطة واستقلالية كبيرة لمعالجة جميع مشكلات الامتثال على أساس يومي.
• سيتولى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مسؤولية تطوير جميع سياسات وإجراءات الامتثال وتوزيعها.
• سيتولى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مراجعة جميع تقارير الامتثال والتوقيع عليها، ثم تقديمها إلى لجنة الامتثال.
• ستتولى لجنة الامتثال مراقبة أي تغييرات أو تطورات في الإرشادات أو القضايا وإدراجها على أساس مستمر.
• سيتولى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مسؤولية تطوير مكتبة المواد المتعلقة بالامتثال، وتنبيهات الاحتيال، وتوزيع المعلومات ذات الصلة والحفاظ عليها لإبقاء الموظفين على اطّلاع بالمشكلات المتعلقة بالامتثال.
• يتحمل مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول ولجنة الامتثال مسؤولية المراقبة وتوفير التعليم للموظفين بشأن القضايا والعمليات المتعلقة بالامتثال.

مسؤوليات الآخرين

• يتحمل جميع المسؤولين المسؤولية على أساس يومي للتأكد من أن موظفيهم الذين يعملون في نطاق اختصاصهم يمارسون إدارة الامتثال الاستباقية.
• حسب تعليمات الإدارة العُليا بجامعة الأمير سلطان، يتحمل جميع الموظفين مسؤولية الاطّلاع على السياسات والإجراءات التي تنطبق على مسؤولياتهم وضمان الامتثال للالتزامات ذات الصلة.

إدارة السياسة

• يوافق رئيس جامعة الأمير سلطان على هذه السياسة عندما يقدمها مدير الامتثال والشؤون القانونية بناءً على توصيات لجنة السياسات المؤسسية.

المراجعة

ستتم مراجعة هذه السياسة والإجراءات المتعلقة بها على أساس سنوي، كما سيتم تحديثها بأي تغييرات ذات صلة. ويجب أن يجري رئيس الامتثال والشؤون القانونية الأول مراجعة لأي تعديلات غير منتظمة للمبادئ التوجيهية الواردة في هذه السياسة ويعتمدها بالتعاون مع لجنة الامتثال والمديرين الآخرين.

التدقيق

• يجوز لمدير الامتثال والشؤون القانونية الأول وأي من أعضاء اللجنة إجراء مراجعة للمعلومات والوثائق التي تقدمها مختلف الإدارات والوحدات، ويجوز لهم طلب المزيد من المعلومات، بناءً على توصية مدير الامتثال الأول. ويجب تلبية هذه الطلبات في غضون الجدول الزمني المقدم.
• يتولى مكتب الامتثال مسؤولية تدقيق الوثائق الإدارية والأكاديمية بانتظام، وتقديم تقرير بهذا الشأن إلى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول بشأن الإجراءات اللازمة.
• يتولى مكتب الامتثال والشؤون القانونية مسؤولية إجراء عمليات تدقيق منتظمة للرواتب لضمان المساواة في الأجور بين الجنسين.