النطاق

تنطبق سياسة الإبلاغ عن حالات عدم الامتثال على جميع المعنيين في جامعة الأمير سلطان.

الهدف

يلتزم مكتب الامتثال والشؤون القانونية في جامعة الأمير سلطان بضمان اتباع أعلى معايير النزاهة وإثباتها. وهذا الالتزام هو القيمة الأساسية التي يتم دمجها في مدونة قواعد السلوك الخاصة بجامعة الأمير سلطان، والسياسات الأساسية الخاصة بها.

ومع ذلك، قد تكون هناك مواقف لا يلتزم فيها الأشخاص بمعايير النزاهة المحدّدة في قواعد النزاهة. ومن خلال سياسة الإبلاغ عن الامتثال هذه، يوفر مكتب الامتثال والشؤون القانونية إطارًا للإبلاغ وقنوات للإبلاغ عن أي انتهاك فعلي أو مشتبه به لقواعد النزاهة الخاصة بنا. وتصف السياسة ما يجب عليك فعله إذا اشتبهت في حدوث هذا الانتهاك أو لاحظت حدوثه. وفيما يلي هيكل هذه السياسة:

الإجراء

تغطي مدونة قواعد السلوك مجموعة كبيرة من المبادئ التي لا تقل أهمية عن بعضها البعض. وتؤمن جامعة الأمير سلطان بشدة بالشفافية الكاملة وثقافة الإعراب عن الرأي وتدعمهما عندما يتعلق الأمر بالامتثال لأي من هذه المبادئ. وتتوقع جامعة الأمير سلطان من جميع الموظفين الإبلاغ عن أي انتهاك فعلي أو مشتبه به لقواعد النزاهة الخاصة بنا، وتعتمد على جميع الموظفين للقيام بذلك كجزء من التزامهم بتلك القواعد. وعلاوة على ذلك، تشجع الجامعة الجهات الخارجية بشدة على الإبلاغ عن أي انتهاكات فعلية أو مشتبه بها.

من المهم للغاية الإبلاغ عن الانتهاكات الفعلية أو المشتبه فيها. ويتيح ذلك لمكتب الامتثال والشؤون القانونية متابعة واتخاذ جميع الإجراءات التصحيحية المناسبة للحد من أي تأثير محتمل على الجامعة والموظفين و/أو الجهات الخارجية إلى أقصى حد ممكن. وفيما يلي بعض الأمثلة غير الشاملة للأمور التي يجب الإبلاغ عنها:

• انتهاكات حقوق الإنسان
• القضايا المتعلقة بمكان العمل (مثل السلامة والمضايقة والتمييز)
• السرقة/الاختلاس في مكان العمل
• الرشوة أو الفساد
• انتهاكات الخصوصية
• قضايا أمنية
• المخالفات المحاسبية
• القضايا البيئية

إذا قدمت بلاغًا، فمن المتوقع أن تفصح عن جميع المعلومات ذات الصلة التي تعرفها من أجل مساعدة مكتب الامتثال والشؤون القانونية في استجابته للشكوى أو التحقيق فيها، وللسماح بإجراء تقييم مناسب لطبيعة المسألة ومداها ومستوى أهميتها. ويتوقع مكتب الامتثال والشؤون القانونية الإعراب عن جميع المخاوف على الفور، بمعنى الإعراب عنها في أقرب وقت ممكن بشكل معقول كي يتسنى لمكتب الامتثال المتابعة في الوقت المحدد.

1. قنوات الإبلاغ المختلفة

في حال كنت ترغب في تقديم بلاغ كموظف، فهناك عدة قنوات للقيام بذلك. ويتم وصف القنوات المختلفة أدناه. المبدأ الرئيسي هو أنه من المتوقع أن يقوم موظفو جامعة الأمير سلطان أولًا بتقديم التقارير داخليًا، من خلال القنوات المذكورة في الفقرتين 1.1 و1.2. إذا لم يكن ذلك ممكنًا (أو لسبب ما غير مرغوب فيه) و/أو لا يمكن أن يكون ضروريًا بشكل معقول، يمكن للموظفين الاستفادة من مكتب الامتثال والشؤون القانونية.

1.1 الإبلاغ المباشر لمديرك المباشر

بادئ ذي بدء، ترى جامعة الأمير سلطان أنها تساهم في ثقافة الشفافية والثقة لمناقشة أي مخاوف متعلقة بقواعد النزاهة مع مديرك المباشر. وتتوقع من جميع موظفيها أن يأخذوا أي بلاغ وكذلك مقدم البلاغ على محمل الجد، وأن يحافظوا على سريته ويجروا متابعة مناسبة وسريعة إذا كان ذلك مناسبًا. وتقديم بلاغ مباشر إلى مديرك المباشر ليس شرطًا. وقد لا تشعر بالارتياح للقيام بذلك أو قد تكون هناك ظروف محدّدة (على سبيل المثال، إذا تضمن بلاغك مخاوف بشأن سلوك مديرك المباشر) تحدد أن قناة إبلاغ بديلة أكثر ملاءمة.

1.2 تقديم بلاغ مباشر إلى رئيس مكتب الامتثال والشؤون القانونية

يمكنك تقديم بلاغ إلى رئيس الامتثال والشؤون القانونية ا. على سبيل المثال، إذا كنت غير قادر على حل المشكلة مع إدارتك، أو إذا كانت المخاوف تشكل تهديدًا مباشرًا لجامعة الأمير سلطان و/أو وضعك أو وضع الآخرين. ويمكن تقديم الشكاوى إلى مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول مباشرةً شخصيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو البريد العادي أو عن طريق تقديم تقرير شكوى لإرساله إلى: complianceofficer@psu.edu.sa

2. التعامل مع البلاغات

2.1 بروتوكول التحقيق في البلاغات

ينفذ مكتب الامتثال والشؤون القانونية تحقيقاته وفقًا لممارسات التحقيق الجيدة المقبولة عالميًا، بغض النظر عن العملية القضائية السارية. ويتم وصف الجوانب الرئيسية لعملية التعامل مع البلاغات أدناه.

2.2 التقييم الأولي للبلاغات وإحالتها

يتم تسجيل البلاغات في قاعدة بيانات. وعند تسجيل بلاغ ما، سيقوم مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول (أو أي شخص آخر يعينه) بإجراء مراجعة أولية للبلاغ، وبعدها قد يُقرر التحقيق فيه أو إعادة توجيهه إلى قناة تظلم أخرى مناسبة.

2.3 مبادئ التحقيق الرئيسية

إذا قرر مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول التحقيق في بلاغ ما، فإن الغرض من التحقيق هو أولًا وقبل كل شيء جمع الحقائق ذات الصلة بالانتهاك المزعوم لقواعد النزاهة. وستتيح هذه الحقائق لمكتب الامتثال إجراء تقييم دقيق للانتهاك المزعوم، وبالتالي تقليل مخاطر اتخاذ الإجراءات التأديبية الخاطئة ضد أي شخص متورط.

سيتم إجراء التحقيق بطريقة عادلة ومسؤولة فيما يتعلق بجميع الأطراف المعنية. وتتولى لجنة النزاهة مسؤولية الإشراف لضمان التحقيق في البلاغ بطريقة مستقلة ومتناسبة وحيادية وغير متحيزة، مع التركيز على تقصي الحقائق مع المراعاة الواجبة للأنظمة واللوائح وقواعد القطاع و/أو السياسات المعمول بها.

2.4 السرية والخصوصية

لا يتم الإفصاح عن جميع المعلومات الواردة في البلاغ، بما في ذلك هويتك أو هوية الأشخاص الآخرين المشاركين في أي استجواب أو تحقيق، إلا لتلك الأقسام الموجودة داخل جامعة الأمير سلطان (أي المحقق (المحققين) ومسؤول (مسؤولي) الامتثال المعني وأعضاء مكتب الامتثال والشؤون القانونية) على أساس صارم للحاجة إلى المعرفة. وهذا يعني أنه لن تتم مشاركة المعلومات الواردة في البلاغ إلا مع أولئك الذين يطلبون هذه المعلومات من أجل ضمان الامتثال لهذه السياسة والالتزامات القانونية أو التنظيمية، أو كمدخلات للإجراءات القضائية اللاحقة. ويجب على موظفي جامعة الأمير سلطان الذين يشاركون في التحقيق الحفاظ على سرية الأمر. وأثناء إجراء التحقيق، سيلتزم مكتب الامتثال والشؤون القانونية بقواعد الخصوصية والقوانين المعمول بها، ويشمل ذلك لوائح حماية البيانات، إلى حد شمول التحقيق معالجة البيانات الشخصية.

2.5 منهجية التحقيق

إبلاغ الموظف (الموظفين) المتورطين

قبل بدء التحقيق، يقوم المحقق بإبلاغ الموظفين الخاضعين للتحقيق بشأن الاتهام (الانتهاك المشتبه به) والغرض من التحقيق. ومع ذلك، قد يقرر المحقق أن هناك مصلحة عُليا في تأخير هذا الإجراء. وإذا لم يتم إبلاغ الموظفين بسبب هذه المصلحة، فسيتم إبلاغهم بمجرد زوال هذه المصلحة.

الاتصالات

• يجب إجراء جميع الاتصالات الرسمية من خلال وسيط معتمد، وسيتم تسجيلها للاستخدام المكتبي، وستتبع اتفاقية عدم الإفصاح.
• ستتبع جميع السجلات "سياسة الحفاظ على سجلات الامتثال" طوال مدة الاحتفاظ بها.
• لن تتم معالجة التقارير والاتصالات غير المسجلة.
• ستتعدد مصادر السجلات لتشمل المصادر المكتوبة والإلكترونية (الفيديو أو التسجيلات المنسوخة أو الصوتية).
• يحق لجميع المعنيين التواصل مع مدير الامتثال والشؤون القانونية للحصول على المشورة بشأن التعامل مع مشكلات الامتثال التي تواجههم.

الإجراءات المؤقتة

أثناء إجراء التحقيق، قد يتخذ مكتب الامتثال والشؤون القانونية إجراءات مؤقتة معينة، على سبيل المثال، للحد من التعرض الإضافي أو لحماية الأدلة. وقد يشمل ذلك إيقاف الموظفين مؤقتًا عن العمل إلى الحد المسموح به قانونًا.

أساليب التحقيق

هناك العديد من أساليب التحقيق التي يمكن اتباعها. وفيما يلي قائمة غير شاملة بأساليب التحقيق الشائعة:

• مراجعة السجلات والملفات (الورقية والرقمية) والوثائق الأخرى
• مراجعة المراسلات (التي تخضع لسيطرة جامعة الأمير سلطان)، ومنها مراسلات البريد الإلكتروني
• المقابلات
• الزيارات الميدانية

تخضع أساليب التحقيق للأنظمة واللوائح المعمول بها وتراعيها، كما يتم تعيين الحدود من خلال مبادئ التحقيق الرئيسية، مثل التناسب.

بالنسبة للمقابلات، ستتم مراعاة مبدأ "جلسة الاستماع العادلة"، وسيُمنح الشخص الذي تتم مقابلته فرصة كافية لإبداء رأيه في الحقائق التي يستند إليها البلاغ. ويقر مكتب الامتثال والشؤون القانونية بأن أي موظف يشتبه في تورطه في انتهاك قوانين النزاهة قد يحتاج أو يرغب في استشارة مستشار خارجي (قانوني). ومن المتوقع أن يتعاون كل موظف مشارك في التحقيق مع المحقق (المحققين) المكلفين بالتحقيق. "انظر سياسة تحقيقات الامتثال". وإذا قام الموظف بحجب المعلومات ذات الصلة، فإن ذلك يشكل خرقًا للثقة بين الموظف المعني وجامعة الأمير سلطان. وستُتاح إمكانية ترك المقابلة، وسيتم توثيق أي شكل من أشكال عدم التعاون من جانب المحقق الوحيد أو فريق التحقيق.

الإبلاغ

بعد الانتهاء من التحقيق، سيعد المحقق تقريرًا أوليًا يوضح بالتفصيل الخطوات المتخذة أثناء التحقيق والوقائع التي تم إثباتها وأي استنتاجات تم التوصل إليها.

2.6 إغلاق التحقيق

توزيع التقرير

بعد إغلاق التحقيق، قد يتم الإفصاح عن التقرير لأشخاص آخرين، ولكن على أساس الحاجة إلى المعرفة فحسب، وبما يتماشى مع مبدأ السرية.

إبلاغ مقدم البلاغ والموظفين الخاضعين للتحقيق

يقوم المحقق من حيث المبدأ بإبلاغ مقدم البلاغ بالنتائج الرئيسية للتحقيق، ولكن فقط بالقدر الذي يكون فيه ذلك وثيق الصلة بمنصبه. وقد تكون هناك ظروف لا يمكن فيها تقديم أي معلومات أو معلومات محدودة للغاية إلى مقدم البلاغ، ويشمل ذلك أسباب تتعلق بالخصوصية أو المصالح التجارية أو الوضع القانوني لجامعة الأمير سلطان. والمعلومات التي تتم مشاركتها مع مقدم البلاغ هي قرار خاص بكل حالة على حدة.

يجب على مدير الامتثال والمدير القانوني إخطار أي شخص موضوع أي بلاغ بالنتيجة، وأي إجراء تصحيحي يتم اتخاذه كنتيجة لنتائج التحقيق.

الإجراء التصحيحي

قد تؤدي نتائج التحقيق إلى اتخاذ أي إجراءات تصحيحية. وقد تتخذ الإجراءات التصحيحية شكل إجراءات تأديبية. وتستند أي إجراءات تأديبية من هذا القبيل إلى مبادئ العدالة والاتساق والتناسب مع مراعاة القواعد واللوائح والسياسات الخاصة بجامعة الأمير سلطان وكذلك أنظمة (العمل) السعودية. وقد تشمل الإجراءات التصحيحية أيضًا تدابير إضافية، منها التدريب، وتعزيز الضوابط الداخلية، وإعداد سياسات إضافية أو تدابير أخرى تهدف إلى تعزيز ثقافة الامتثال أو دعمها. انظر المزيد في "سياسات مجالس التأديب والتظلمات ومجالس الطعون التأديبية والتظلمية"