الهدف

يدير مكتب الامتثال والشؤون القانونية البيانات السرية المتعلقة بأعضاء هيئة التدريس والطلاب والموظفين وإدارة جامعة الأمير سلطان. ويحتفظ مكتب الامتثال والشؤون القانونية بالسجلات، ويتم الاحتفاظ بالسجلات وحذفها بناءً على المتطلبات التي تحدّدها إدارة جامعة الأمير سلطان ولوائح المملكة العربية السعودية.

النطاق

تخزين السجلات الإلكترونية: يجب حفظ جميع السجلات الإلكترونية ضمن حساب مدير الامتثال والشؤون القانونية وعلى جهاز التخزين الدائم داخليًا. ولا يُسمح بالاحتفاظ بسجلات إلكترونية في الحساب الشخصي لمدير الامتثال والشؤون القانونية.

السياسة

حفظ السجلات لأغراض التقاضي

في حالة القضايا التي تتطلب تدخل الأطراف الخارجية ووكالات إنفاذ القانون، يجب عدم إتلاف السجلات، ويجب حفظها بطريقة آمنة ومأمونة تحت

إشراف مدير الامتثال والشؤون القانونية الأول.

حذف السجلات

يجب التخلص من جميع الوثائق ذات الصلة المقدمة لدعم أي قضية وإتلافها إذا كانت القضية لا تستدعي التقاضي. ويجب إتلاف السجلات الإلكترونية وفقًا للمبادئ المنصوص عليها التي وضعها مركز تقنية المعلومات.

الاطّلاع على المعلومات

يمكن للطلاب من التخصصات ذات الصلة والإدارة العُليا بجامعة الأمير سلطان طلب عرض أي قضية. ولن يتم اتخاذ قرار الاطّلاع إلا من قِبل لجنة الامتثال، وسيتطلب توقيع اتفاقية عدم إفصاح مع مكتب الامتثال والشؤون القانونية. ويجب أن تكون المعلومات الشخصية سرية، ويجب حذفها قبل حدوث أي اطّلاع.

فهرسة المعلومات

يجب الاحتفاظ بجميع المعلومات بترتيب زمني في مجلدات منفصلة ومفصولة حسب السنة، بينما يجب ترقيم القضايا وحفظها في ترتيب تسلسلي. ويجب الاحتفاظ بجميع السجلات المطبوعة بشكل آمن تحت إشراف مسؤول الامتثال.

لجنة حفظ السجلات وتقييمها

ستتألف لجنة حفظ السجلات وتقييمها من ثلاثة أعضاء وهم، خبير السجلات الرقمية وخبير قانوني وعضو من إدارة الموارد البشرية. وستقوم اللجنة بإبلاغ مدير الامتثال والشؤون القانونية بإجراءاتها وأعمالها.

الإجراء

تتم عملية تسجيل أي سجلات على النحو التالي:

• عند استلام قضية، يتم تخصيص رقم قضية لها، بهذا التنسيق سنة - شهر - رقم القضية (أربعة أرقام) 2022-020-0001.
• يتم تخصيص أرقام القضايا بشكل تسلسلي ولا يمكن تخطيها حتى إذا تم إغلاق القضية.
• يتم إنشاء ملخص القضية، الذي يُضاف إلى مجلد القضية ويُفرز حسب الترتيب الزمني.
• تتم إضافة المواد ذات الصلة بالقضية إلى مجلد منفصل بعنوان (Case ID-RM).
• لا يُسمح بالاطّلاع على المواد ذات الصلة بالقضية إلا لمدير الامتثال والشؤون القانونية أو لجنة الحالات التي تعمل على القضية.
• لا يمكن نسخ مواد القضية ويجب إعادتها إلى مسؤول الامتثال بمجرد إغلاق القضية.
• في حالة الوصول الرقمي، سيتم إلغاء الوصول لجميع الأعضاء.