وحدة العلاقات العامة والاعلام
أما الأقسام التي تندرج تحت إدارة العلاقات العامة والإعلام بالجامعة ومهامها الوظيفية، فهي كما يأتي :
وحدة الإعلام
أنشئت وحدة الإعلام مع بداية تأسيس الجامعة بهدف إبراز جهود الجامعة وتوثيق أنشطتها وفعالياتها إعلاميًا، وتكون حلقة وصل إعلامية بين الجامعة والقطاعات الخارجية المختلفة.
ومن المهام التي تقوم بها وحدة الإعلام ما يأتي :
- إصدار صحيفة "طيف جامعة سلطان"، وهي صحيفة نصف شهرية تغطي جميع أحداث الجامعة وتوزع داخليًا وخارجيًا مجانًا منذ انطلاقها.
الرابط الخاص بطيف الجامعة
- صياغة مختلف المواد العربية الخاصة بالجامعة وتنقيحها.
- كتابة الخطابات الرسمية الخاصة بإدارة الجامعة ومراجعتها عند الطلب.
- إعداد التقارير لأي مجال يخص الجامعة عند الطلب.
- إعداد المواد الصحفية التي يتم نشرها في الصحافة الخارجية.
- مراجعة مختلف المواد وتنقيحها والمساهمة في إعدادها للنشر.
- تزويد المسؤولين بأي معلومات تخص الجامعة من الأرشيف.
- زيارة خريجي الجامعة في أماكن عملهم وإجراء لقاءات معهم عن تجربتهم مع الجامعة.
- متابعة أخبار الجامعة وجمعها للملف الصحفي وإعدادها للنشر.
- حضور الندوات والمحاضرات وكتابة تقارير وأخبار، وإجراء المقابلات الصحفية.
- إعداد التحقيقات والتقارير الصحفية عن أنشطة الجامعة.
- تنسيق وإعداد نشرة الطيف المرئية.
- صف المواد والأخبار التي ترسل بخط اليد.
- تصحيح المواد المخرجة ومتابعتها حتى إرسالها إلى المطبعة.
- تقديم الدعم لنشاط الجامعة على وسائل التواصل الاجتماعي.
وحدة التصاميم
ومن مهام وحدة التصاميم ما يأتي :
- إصدار وتحديث الدليل الإرشادي لهوية الجامعة.
- الإشراف على جميع الأعمال الفنية التي تحمل شعار الجامعة.
- تنفيذ ومراجعة التصاميم والإعلانات الداخلية والخارجية المتعلقة بالجامعة.
- العمل على تطوير العمل الإبداعي بوحدة التصاميم.
- إعداد التصاميم الفنية الأخرى الخاصة بالجامعة (كتب- مجلات- مطويات- بروشورات- إعلانات- بوسترات) للنشر داخل الجامعة أو خارجها بما في ذلك (إعلانات الشاشات الإلكترونية وبانرات الموقع... إلخ).
- العمل على أرشفة تصاميم الوحدة.
- تصميم الخطوط العربية بمختلف أشكالها حسب الطلب واستخدامها في التصاميم عند الحاجة.
- تصميم وإخراج صحيفة الطيف.
- التعاون مع إدارة موقع الجامعة وتوفير المواد الإخبارية والصور المنشورة في صحيفة الطيف للموقع، وكذلك إعداد نسخة PDF من كل عدد وإرسالها إلى وحدة الموقع.
وحدة الفعاليات
ومن مهام وحدة الفعاليات ما يأتي:
- ترتيب مكان الحفل.
- توفير ضيافة (إفطار، غداء، عشاء).
- الإشراف على الفعالية.
- توفير الدروع التذكارية.
- توزيع الهدايا.
- توفير سكن في الفنادق المحلية.
- ترتيب زيارة الأماكن السياحية.
- ترتيب اجتماعات غداء أو عشاء الضيوف مع مسؤولي الجامعة خارج الجامعة.
- ترتيب تنقلات الضيوف.
وحدة التوثيق
ومن مهام وحدة التوثيق ما يأتي
- القيام بالأعمال اللازمة من تخطيط وإدارة وتوجيه لتوثيق وتغطية الفعاليات" تصوير فوتوغرافي، فيديو" الخاصة بالجامعة.
- التعاون مع الجهات الأكاديمية والإدارية لتوثيق الفعاليات والاجتماعات الخاصة بها.
- الإشراف على التخزين والنسخ الاحتياطي لجميع ملفات التصوير "فوتوغرافي، فيديو" للرجوع إليها بشكل منظم في المستقبل.
- إعداد وأرشفة تقارير الفعاليات للرجوع إليها في إعداد التقرير السنوي.
- القيام بالأعمال اللازمة من تخطيط وإدارة وتوجيه لتوثيق وتغطية الفعاليات" تصوير فوتوغرافي، فيديو" الخاصة بالجامعة.
- توثيق ومونتاج وإخراج الفعاليات المقامة في الجامعة بالفيديو.
- تصوير أحداث الجامعة وأنشطتها الداخلية والخارجية "فوتوغرافي، فيديو".
- القيام بالأعمال اللازمة من تخطيط وإدارة وتوجيه لتوثيق وتغطية الفعاليات" تصوير فوتوغرافي، فيديو" الخاصة بالجامعة.
- أرشفة الصور وتنقيحها.
- تزويد مختلف إدارات الجامعة وأقسامها ومنسوبيها بما يحتاجون إليه من الصور والفيديو حسب الطلب.
وحدة التسويق والنشر الإلكتروني
يكمن عمل وحدة التسويق والنشر الإلكتروني في الآتي :
- الشاشات - التصاميم - التواصل الاجتماعي - خبر في الموقع - رسائل نصية - البريد الإلكتروني.
وحدة التطوير التقني
ومن مهام وحدة التطوير التقني ما يأتي:
- الدعم الفني للفعاليات.
- تطوير وإدارة البوابة الإلكترونية لإدارة العلاقات العامة والإعلام.
- تدريب الموظفين والمنسقين على بوابة العلاقات العامة والإعلام.
- إدارة موقع الجامعة الإلكتروني .
- إنشاء موقع جديد.
- إنشاء موقع فرعي.
- تدريب المنسقين المعتمدين من الكليات والمراكز على الموقع الجامعة الإلكتروني .
- إحصائيات الموقع.
- دعم وإدارة الشاشات رقمية.
- دعم وإدارة اللوحات رقمية.
برنامج ميزة
يهدف برنامج "ميزة" الذي أطلقته إدارة العلاقات العامة والإعلام إلى تقديم عروض ومزايا لمنسوبي الجامعة وطلابها بالتعاون مع جهات خارجية.
ويعد برنامج ميزة أحد البرامج المقدمة من إدارة العلاقات العامة والإعلام بالجامعة إذ يتم التعاقد مع جهات خارجية للحصول على ميزات وعروض وخصومات تشمل مراكز صحية ومطاعم وفنادق ومقاهٍ وغيرها من الخدمات الأخرى وذلك عند إبراز هوية الجامعة.