مهام وأعمال وحدة التخرج
- التواصل مع الطلاب المرشحين للتدريب التعاوني (CO-OP) وتسجيل مقرر التدريب على النظام الإلكتروني (E-Register) خلال فصول التدريب والتحقق من انهاء المقررات وشرط المعدل التراكمي ومعدل التخصص.
- متابعة أحوال الطلاب الذين يقل معدلهم التراكمي أو معدل التخصص عن (2.00) من (4.00) قبل تسجيلهم في مقرر التدريب التعاوني (COOP) والحصول على موافقة عميد الكلية بهذا الشأن.
- التواصل مع الطلبة المتوقع تخرجهم قبل فصل من التخرج للبدء في الإجراءات الخاصة بالتخرج.
- إعداد بيانات الطلبة المتوقع تخرجهم ومتابعة الأقسام المعنية لمراجعتها.
- إعداد محضر بالطلبة المتوقع تخرجهم قبل نهاية الفصل الدراسي للعرض على مجلس الجامعة.
- متابعة الحالة الأكاديمية لكل طالب من المتوقع تخرجهم بعد ظهور نتائج الفصل للتأكد من اكتمال متطلبات التخرج.
- تقديم خدمات الإرشاد الأكاديمي للمتعثرين (توصيات بشأن المعدل التراكمي – إعادة احتساب افتراضية للمعدل).
- القيام بإجراءات التخريج لكل طالب في ملف خاص حسب التالي:
- إنهاء جميع مقررات الخطة الدراسية بنجاح.
- إنهاء التدريب التعاوني ورصد الدرجة في النظام.
- المعدل التراكمي أكبر من (2.00).
- معدل التخصص أكبر من (2.00).
- إعداد محضر بيانات الطلبة الخريجين (فعلياً) في نهاية كل فصل دراسي للعرض على مجلس الجامعة لاعتماد نتائجهم النهائية واعتماد التخرج الرسمي.
- متابعة الطلاب الخريجين لإنهاء إجراءات إخلاء الطرف اللازمة.
- إعداد البيانات اللازمة لدليل الخريجين السنوي (إعداد قوائم الأسماء مع التفاصيل وصور الطلاب).
- إعداد الإحصاءات والتقارير الدورية والسنوية للخريجين داخل الجامعة لجميع الكليات والأقسام
- إعداد التقرير الفصلي للخريجين لوزارة التعليم حسب التفاصيل المطلوبة والنموذج المعتمد للوزارة وأية تقارير للوزارة بشأن الخريجين.
- إعداد التقرير السنوي للخريجين لمجلس الأمناء الموقر، ويشمل بيانات الطلبة الخريجين لمرحلتي الماجستير والبكالوريوس لكليات البنين والبنات للفصل الأول والفصل الثاني والفصل الصيفي مع تفاصيل أعداد الخريجين لكل تخصص ومراتب الشرف الأولى والثانية.
- إعداد التقرير الإحصائي لأعداد الخريجين في نهاية كل فصل دراسي مع تفاصيل بالأرقام والرسوم البيانية.
- تحديث الملف الشامل لبيانات الخريجين على برنامج (EXCEL) لجميع خريجي الجامعة بكالوريوس وماجستير طلاب وطالبات منذ بدء الدراسة وإلى آخر فصل دراسي ويشمل الإحصاءات الرقمية والرسومات البيانية.
- تقديم خدمة التحقق من صحة اصدار وثيقة تخرج أو صحة اصدار السجل الأكاديمي لطالب عن طرق المراسلات البريدية أو البريد الالكتروني أو الفاكس.
- تحرير إفادات وخطابات رسمية (خطاب تخرج – متوقع تخرج – الوضع الأكاديمي لطالب).
تقديم خدمة ارسال صور من وثيقة التخرج أو السجل الأكاديمي بالبريد العادي أو البريد السريع مع تكفل الطالب بدفع الرسوم المالية للبريد.
- تقديم خدمة استعلام من خلال الاتصالات الهاتفية للاستفسارات المتعلقة بالخريجين ووثائق التخرج وشؤون الخريجين فيما بعد انهاء الدراسة الجامعية.
- إجراء إعادة احتساب للمعدل التراكمي للطلاب الذين أنهوا جميع متطلبات التخرج ما عدا المعدل التراكمي أقل من (2.00)، وذلك باستبعاد مقررات درسها الطالب وحصل فيها على درجة (F) – (DN) – (D) – (D+) بحد أقصى (24) ساعة دراسية.
- إصدار قوائم التميز (مرتبة التميز قائمة العميد) للطلاب والطالبات بعد نهاية كل فصل دراسي (حسب المعدل الفصلي والنقاط الفصلية) ومتابعة نشرها في المجلة الدورية (طيف الجامعة) وارسالها لنائب رئيس الجامعة وعمداء الكليات.
- قبول طلبات الالتحاق بالتخصص الفرعي (Minor) وتحديد النماذج والشروط لذلك مع متابعة تسجيل المقررات المطلوبة للتخصص الفرعي في النظام الآلي.
- ارسال رسائل جوال (SMS) للطلاب الخريجين والمنتظمين خلال الفصل الدراسي للإعلانات المختلفة (بداية التسجيل – نهاية فترة الحذف – فتح التسجيل المبكر – بداية الاختبارات) عن طريق برنامج خاص.
- تصميم وطباعة النماذج الرسمية المعتمدة للخريجين (نموذج إخلاء طرف بكالوريوس/ماجستير- نموذج بدل مفقود/تالف- نموذج تسجيل التدريب).
- تحديث وتطوير الجزء الخاص بالتخرج على موقع الجامعة على الإنترنت.
- إصدار وثائق التخرج الرسمية للطلاب الخريجين بنهاية كل فصل دراسي وفق الخطوات التالية:
- تعبئة نموذج إخلاء الطرف من الطالب الخريج مع صورة من جواز السفر وصورة من بطاقة الأحوال المدنية وصورة شخصية.
- التأكد من مطابقة بيانات الطالب في وثيقة التخرج مع المحضر المعتمد في قرار مجلس الجامعة الخاص بهذه الدفعة ومطابقتها للبيانات في النظام الإلكتروني (E-Register).
- اعتماد اسم الطالب في الوثيقة (عربي/إنجليزي) طبقاً لجواز السفر الرسمي.
- اعتماد تاريخ الميلاد في الوثيقة طبقاً لجواز السفر أو بطاقة الأحوال.
- اعتماد رقم السجل المدني في الوثيقة طبقاً لبطاقة الأحوال المدنية أو هوية الإقامة.
- إجراء المراجعة وتدقيق البيانات الواردة في مسودة الوثيقة والتأكد من كامل بيانات التخرج ومطابقتها مع الأوراق المرفقة والبيانات المسجلة في نظام المعلومات الإلكتروني (E-Register).
- تخريج الطلاب إلكترونياً على النظام الآلي (E-Register) وذلك بتحويل حالة كل طالب إلى خريج (graduate).
- طباعة الوثائق الرسمية على النماذج الأصلية المعتمدة لوثائق التخرج.
- تحويل جميع وثائق التخرج الرسمية مع مرفقاتها إلى عميد القبول والتسجيل للاطلاع والتوجيه والتوقيع عليها واعتمادها.
- تحويل جميع وثائق التخرج الرسمية إلى عمداء الكليات لاعتمادها والتوقيع عليها.
- تحويل جميع وثائق التخرج الرسمية إلى مدير الجامعة لاعتمادها والتوجيه والتوقيع عليها التوقيع النهائي.
- وضع الأختام الرسمية على كل وثيقة تخرج حسب النظام.
- تصوير وثائق التخرج (7 نسخ لكل وثيقة) وختم الصور بختم طبق الأصل، يتم وضع 2 صور في ملف الطالب ويعطى الطالب 5 نسخ مصدقة مع الوثيقة الأصلية.
- إصدار سجل أكاديمي أصلي مختوم وموقع (عدد 2 نسخة مجانية لكل طالب خريج).
- وضع كل وثيقة تخرج في فولدر خاص مع السجل الأكاديمي الأصلي لتسليمه للطالب الخريج، ويوقع الطالب على استلام الوثيقة شخصياً.
- تسليم الطالب الخريج أصل شهادة الثانوية العامة من ملفه الجامعي.
- يتم تسجيل تأكيد استلام وثيقة التخرج للطالب في ملف بيانات الخريجين الإلكتروني.
- تحفظ الأوراق الخاصة بإخلاء الطرف للخريجين في ملفات خاصة.
- وثائق التخرج الخاصة بالطالبات يتم مراجعتها واستكمال التوقيعات المطلوبة عليها وإعادتها لفرع الطالبات.
- إصدار (بدل مفقود / بدل تالف) لوثيقة التخرج، حسب الخطوات التالية:
- تعبئة نموذج طلب (بدل مفقود/ بدل تالف) في عمادة القبول والتسجيل
- إرفاق أصل الوثيقة التالفة أو صورة مصدقة عن الوثيقة المفقودة.
- إرفاق صورة عن جواز السفر وصورة عن هوية الأحوال المدنية.
- تسديد رسوم إصدار وثيقة التخرج (بدل مفقود/ بدل تالف) وإحضار سند قبض من مكتب حسابات الطلاب (الأولى 230 ريال – الثانية 575 ريال).
- يرفق مع الطلب صورة عن قرار التخرج من محضر مجلس الجامعة.
- إكمال باقي الإجراءات المتبعة لإصدار وثائق تخرج جديدة.
- وتختم وثيقة التخرج (بدل مفقود/ بدل تالف) بختم خاص على الوثيقة يبين ذلك.
- إعداد ترتيبات حفل التخرج السنوي، حسب الخطوات التالية:
- اعداد قوائم الخريجين المشاركين في حفل التخرج – دفعة العام الدراسي (خريجي الفصل الأول والفصل الثاني والفصل الصيفي) مع كافة التفاصيل حسب التخصص والمعدل ومراتب الشرف.
- طباعة شهادات التكريم التي ستوزع في الحفل مع التغليف والترتيب حسب القوائم.
- تصميم الأوشحة الملونة بالألوان الثلاث (الأبيض – الذهبي – الأزرق).
- التنسيق مع عمادة شؤون الطلاب بشأن حضور الطلاب للحفل وعدد المشاركين وضيوف الشرف وفقرات الحفل.
